الجريدة الرسمية71 5 )2024 فمبرون 18( 1446 ألولىا ىداجم 15 - 7353 عدد
•قاموس المصطلحات أرشيف:جميع الوثائق كيفما كان تاريخها وشكلها وحاملها المادي التي ينتجها أو يتسلمها كل شخص ذاتي أو اعتباريخالل مزاولة نشاطه، ويتم تكوين هذه الوثائق وحفظها ألجل الصالحالعام رعيا لما تستلزمه الحاجة إلى التدبير وإثبات حقوق الأشخاص الذاتيين أو الاعتباريين الخاضعين للقانون العام أو الخاص، وما يقتضيه البحث العلمي وصيانة التراث الوطني.
رقم قاعدة الحفظ:رقم وحيد يطابق رمز الوثيقة في جدول تصنيفالوثائق.
أرشيف عادي:مرحلة الأرشيف الجاري ويسمى أيضا العادي أو النشيط،في هذه المرحلة تستعمل الوثائق التي تم إنتاجها أو تسلمها بصفة منتظمة ومتكررة.
أرشيف وسيط:أو شبه النشيط ويتميز باستعمال أقل تكرارا للوثائق، ويحفظ في مستودعات معدة خصيصا لهذا الغرض.
أرشيف نهائي:يعتبر أرشيفا نهائيا، الوثائق التي تقرر حفظها بعد الفرز، وتحدد قائمة بالوثائق التي يتعين إتالفها وكذا شروط إتالفها باتفاق مشترك بين الهيئة التي أنتجتها أو تسلمتها ومؤسسة أرشيف المغرب.
الوثيقةالرئيسية:هي الوثيقة التي تضم معلومات أكثر شمولية حول نشاط معين، ويتم الاحتفاظ بهاعموما من طرف الوحدة الإدارية المسؤولة عن هذالانشاط.
الوثيقة الثانوية:هي عبارة عن نسخة كلية أو جزئية لمحتوى الوثيقة الأساسية، ويتم الاستعانة بها من طرف الوحدات الإدارية الأخرى قصد الاطالع أو الدراسة أو قصد استعمالها ألداء مهام أخرى، وال يتم الاحتفاظ بالوثيقة الثانوية كأرشيف وسيط.
الانتقاء:شكل معين من الفرز يهدف إلى الاحتفاظ بعينة من الوثائق التي تعتبر ممثلة لمجموعة ال تبرر الاحتفاظ بها بالكامل.
الإتالف:إجراء تنظيمي يتمثل في إتالف الوثائق التي لم يعد الاحتفاظ بها مبررًا،وتتولى البنية الإدارية المكلفة بالأرشيف تحت المراقبة التقنية لمؤسسة أرشيف المغرب، إتالف الأرشيف الوسيط الذي اتخذ قرار بذلك في شأنه، بناء على قواعد الجدول الزمني للحفظ.
تسليم الأرشيف النهائي:هو عملية إدارية تنتقل بموجبها مسؤولية تدبير وحفظ الأرشيف من الإدارة المسلمة إلى مؤسسة أرشيف المغرب أو إلى أية مصلحة عمومية أخرى مختصة. وتتم هذه العملية استنادا إلى معطيات الجدول الزمني للحفظ ووفق الإجراءات بعده.
2إجراءات تطبيق الجدول الزمني للحفظ يراجع في شأنها المرسوم رقم2.14.267المشار إليه أعاله والدليل المرجعي لألرشيف العمومي الذي وضعه أرشيف المغرب.