908 BULLETIN OFFICIEL N° 6228 bis 6 rabii II 1435 (6 février 2014)
A l’instar de sa mission de recherche scientifique et conformément aux textes en vigueur, il est recommandé à l’institut de mettre en place les moyens nécessaires pour le développement de la mission d’expertise.
E. Gouvernance et activités de gestion 1. Faiblesse du contrôle interne notamment en ce qui concerne la séparation des tâches Le principe de base du contrôle interne, à savoir la séparation des tâches, n’est pas respecté, notamment au niveau du service de la scolarité où la même personne reçoit les dossiers de candidature au concours, les étudient et décide soit de les accepter soit de les rejeter.
Il en est de même de l’agent responsable du magasin qui assure la tenue de la situation de stock, enregistre les entrées et les sorties, participe aux commissions d’ouverture des plis, procède à la saisie des données relatives aux marchés et bons de commande et atteste à lui seul le service fait. Ces pratiques sont de nature à accentuer les risques d’erreurs ou de fraude.
Il est recommandé à l’INSEA de renforcer son système de contrôle interne pour plus d’efficacité et d’efficience dans le cadre de l’exercice de ses activités.
2. Absence de manuel de procédures La commission a relevé l’absence d’un manuel de procédures, permettant de formaliser les opérations exécutées et de décrire de manière précise et détaillée les circuits de flux de documents et d’informations, et de délimiter les responsabilités de chacun des intervenants.
Il est recommandé à l’INSEA d’accélérer le processus de mise en place de son manuel de procédures.
3. Insuffisances dans la gestion du Personnel Concernant la gestion du personnel administratif, il a été relevé des insuffisances dans le taux d’encadrement (27,8%), ainsi que d’autres liées à la répartition inadéquate aux postes de travail, en plus des carences en matière de la formation continue de ce personnel, telle que dans le domaine de la comptabilité, la gestion des marchés publics,…etc.
Il est recommandé à l’INSEA d’améliorer la gestion de son personnel administratif par :
- La prise de mesures nécessaires en vue d’améliorer le taux d’encadrement de cette catégorie et d’en assurer la relève.
- La mise en place d’une répartition rationnelle du personnel, en procédant à un redéploiement des effectifs en vue de doter les services de l’institut de moyens humains nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.
- L’élaboration d’un plan de formation continue qui permettrait de répondre aux besoins spécifiques de cette catégorie du personnel.
4. Forte dépendance de la subvention d’exploitation et insuffisance des efforts pour drainer les ressources propres La répartition des recettes d’exploitation de l’institut sur la période 2008 à 2012 montre la part importante que représente la subvention dans le budget de fonctionnement. Cette subvention est passée de 64,52% en 2008 à 76,55% en 2012, soit plus que les 2/3 du budget.