Nº 7240 bis – 3 rabii II 1445 (19-10-2023) BULLETIN OFFICIEL 2413
RAPPORT ANNUEL - 2022 155 En parallèle, tout programme de conformité efficient doit s’appuyer sur la mise en place de mécanismes de contrôle structurés et intégrés au système de contrôle interne de l’entreprise ou de l’organisation professionnelle.
En effet, la réussite de la mise en place du programme de conformité dépend de la capacité de l’entreprise à assurer un suivi de sa mise en œuvre. Dans ce cadre, des évaluations fréquentes sont nécessaires et peuvent être périodiques, ponctuelles ou déclenchées par un événement précis.
Aussi, la mise en place d’un dispositif d’alerte doit être prévue afin de permettre aux employés de communiquer de manière confidentielle avec les relais responsables de la conformité dans le but de leur demander conseil ou de les alerter sur des infractions avérées ou possibles au sein de l’organisation.
Enfin, la crédibilité du programme de conformité repose, entre autres, sur les mesures disciplinaires appliquées aux employés qui ne le respectent pas. Les mesures disciplinaires doivent être appliquées systématiquement et avec cohérence à l'ensemble du personnel de l'entreprise y compris les cadres et dirigeants.
De manière générale, les livrables issus du programme de conformité doivent être conçus d’une manière opérationnelle permettant aux employés et cadres dirigeants de s’y retrouver. Pour chaque catégorie de risques, il y a lieu de faire un rappel clair et simplifié (éviter le jargon juridique) des règles instaurées par la loi concernant les ententes, les abus de position dominante, les situations de dépendance économique ainsi que les opérations de concentration économique.
Aussi, des conseils pratiques doivent être prévus permettant la délimitation des comportements et des positions à adopter (« A faire » et « A ne pas faire »).