2. Gestion des bons de commande
Le service de la comptabilité veille au suivi et au contrôle de toutes les phases liées aux commandes publiques effectuées par voie de bons de commandes. Ce service se charge essentiellement de la gestion des crédits, de l’attestation du service fait, ainsi que l’opération de réception de biens destinés à d’autres services. Cette situation peut entrainer des risques probables, tels que : la réception de certaines matières avant la phase d’engagement, l’absence de contrôle de la véracité des travaux, des livraisons et des services et la limitation de la consultation à un nombre réduit de contractants dans le cas de gestion des bons de commandes.
A ce titre, il est recommandé de veiller au respect du système du contrôle interne dans le cadre de l’exécution des dépenses par voie de bons de commandes.
3. Acquisition et distribution de certaines matières sans transiter par le magasin communal Suite au contrôle sur place du magasin communal, il a été constaté que les entrées et les sorties des matériaux tels que : ciment, matériel électriques, peinture et choux, ne sont pas retracées dans les registres du magasin. Les responsables du magasin ont justifié cette situation par le fait que ces matériaux sont directement livrés aux parties bénéficiaires.
Il est recommandé, de tenir une comptabilité matière, et ce en application des articles 111 et 112 du décret 2.09.441 du 3 janvier 2010 portant le règlement de la comptabilité des collectivités locales et leurs groupements.
4. défaut d’indication de la consistance des préstations à executer par bons de commandes Durant la période 2009- 2012, il a été constaté que les bons de commandes manquent de précisons en ce qui concerne les travaux à exécuter, et ce contrairement aux dispositions de l’article 4 du décret 2.06.388 qui oblige le maitre d’ouvrage à définir avec précision la nature et l’étendue des travaux avant tout appel à la concurrence. Cette pratique a un impact sur les pièces justificatives servant de base pour la liquidation et pour l’arrêt des montants à payer.
Aussi, il convient de rappeler que le défaut d’indication des détails des services et travaux exécutés, est non conforme aux dispositions de l’article 53 du décret 2.09.441 portant règlement de la comptabilité des collectivités locales et leurs groupements. De plus, l’arrêté du ministre des finances datée en 19 mai 1993 et fixant la liste des pièces justificatives des recette et des dépenses des collectivités locales dispose que les factures doivent comprendre un ensemble des données obligatoires telles que les quantités des produits ou des services, ainsi que la dénomination aussi précise des prestations et de leurs prix unitaires.
A ce titre, il est recommandé de se conformer aux dispositions réglementaire sur l’exécution des dépenses par voie de bons de commandes en ce qui concerne la précision de la nature et de l’étendue de leurs objets.
5. non tenue des registres de la consommation du carburant Il a été constaté que les services communaux ne tiennent pas des registres qui retracent la consommation du carburant, ce qui ne permet pas un contrôle et un suivi de ce genre d’opérations. En outre, il a été constaté à l’issue du contrôle du parc auto, que les compteursde certains véhicules de la commue sont en panne.
2101BULLETIN OFFICIELN° 6036 Bis - 13 joumada I 1433 (5-4-2012)