1521BULLETIN OFFICIELN° 6228 bis 6 rabii II 1435 (6 février 2014)
14. Défaut de la conservation des dossiers des appels d’offres annulés ou incomplets Il a été constaté que la commune procède, parfois, à l’annulation des appels d’offres qu’elle a déjà publiés. Dans d’autres cas, elle suspend la procédure. Or, la Cour régionale des comptes n’a pas pu obtenir les dossiers des appels d’offres annulés ou suspendus, en vue de s’assurer du respect des dispositions réglementaires régissant ces cas, ce qui dénote d’insuffisance en matière de conservation de ces dossiers.
15. Insuffisances dans la consignation de certaines mesures prises lors de la phase administrative de l’appel d’offres Il a été constaté que certaines mesures administratives relatives à la procédure d’appel d’offres ne sont pas consignées au niveau du service des marchés de la deuxième partie du budget. Il s’agit des cas de notification des convocations aux membres de la commission d’appels d’offres, de transmission des dossiers des ces appels d’offres au responsable chargé de les délivrer aux entrepreneurs, des procédures relatives à leur transmission au comptable pour visa, des cas de refus de visa, ainsi que des mesures relatives aux correspondances avec l’autorité de tutelle pour l’approbation des marché. En effet, L’absence de traçabilité de ces mesures ne permet d’effectuer aucun contrôle interne ou externe, pour vérifier le respect des procédures légales et déterminer, éventuellement, les responsabilités en cas de manquements.
16. Insuffisances dans la délimitation des tâches dévolues au service des marchés et absence des mécanismes de suivi et de coordination avec les autres services L’organisation administrative de la commune ne permet pas de définir clairement les responsabilités et les tâches de chaque service. Ainsi, la partie chargée de notifier, aux entrepreneurs concernés, l’approbation des marchés par la tutelle, n’est pas clairement définie. De même, les responsables des services administratif, technique et financier de la commune, sont en désaccord à propos de la partie compétente devant exiger des entrepreneurs la présentation des assurances légalement requises. D’autre part, il a été constaté que les mécanismes et procédures administratifs suivis au sein de la commune, ne permettent pas au service des marchés de suivre l’avancement d’exécution des marchés et de prévoir les mesures à entreprendre au moment opportun, surtout en l’absence d’un système informatique, facilitant la collecte et la présentation des données et informations relatives à l’avancement de l’exécution des marchés.
Ainsi, la Cour régionale des comptes recommande à la commune de veiller à :
- Publier les programmes prévisionnels annuels des marchés à conclure, conformément à la législation et à la réglementation en vigueur ;
- Transmettre préalablement les dossiers d’appels d’offres aux membres de la commission d’appels d’offres, conformément à la législation et réglementation en vigueur ;
- Publier les avis d’appels d’offres, conformément à la législation et réglementation en vigueur;
- Définir, dans les règlements de consultation prévus pour les marchés conclus par la commune, de critères d’évaluation des offres des soumissionnaires de façon claire, à même de garantir le principe d’égalité d’accès aux commandes publiques et la transparence;
- Engager des commissions d’appels d’offres à la stricte application des critères d’évaluation des offres, prévus par les règlements de consultation mis en place par lesdites commissions, et par la législation et la réglementation en vigueur;