N° 6344 bis – 28 joumada I 1436 (19-3-2015) BULLETIN OFFICIEL 1311
¾ Absence de manuel des procédures Outre l’absence de décisions qui définissent les attributions dévolues à chaque service, l’école ne dispose pas d’un manuel de procédures permettant de décrire les tâches administratives à accomplir par chaque service, la procédure à suivre pour les exécuter, et les modalités de transmission et de délivrance des documents.
Il faut noter, toutefois, l’existence de certaines décisions internes qui concernent les tâches du personnel notamment le personnel chargé de la gestion des vignettes et de l’inventaire.
Ainsi, il est recommandé aux responsables de l’ESI d’adapter leur système d'information et de gestion aux besoins de l’école et d’instaurer les outils permettant un management efficace, en termes de manuel de procédures, d’organigramme indiquant la répartition des tâches et des responsabilités au sein de l’école ainsi que des tableaux de bord de suivi englobant les indicateurs de performance en matière des cursus pédagogiques et des pratiques de gestion.
3. Gestion des dépenses et des moyens matériels ¾ Détermination insuffisante des besoins et retard dans l’exécution des prestations L’étude de certains marchés relatifs à l’achat du matériel a montré que l’école n’assure pas l’exécution des prestations dans les meilleures conditions. Ceci est dû essentiellement à la mauvaise détermination des besoins, à la connaissance insuffisante des produits disponibles sur le marché et au retard dans l’exécution des prestations. Il s’agit notamment des marchés ci-après :
- Marché n°6/2009 relatif à l’acquisition et mise en service du matériel technique et audiovisuel pour la salle de conférence ;
- Marché n°03/2009 ; n°8/2010 et 01/2012 relatifs à l’achat du matériel informatique et logiciels ;
- Marché n°1-2009 relatif à la surveillance et le gardiennage des locaux de l’Ecole des Sciences de l’Information ;
- Marché n° 5/2011 relatif à l’entretien et nettoyage des bâtiments de l’ESI.
¾ Retard dans l’exécution du marché relatif à l’élaboration du plan de développement de l’école Phase 1: l’ordre de service n°1 a été notifié à l’attributaire du marché à la date du 23 juillet 2008 pour commencer l’exécution de la première phase dans un délai d’un mois. La réception du rapport de la première phase a été effectuée le 12 septembre 2008.
Phase 2: L’ordre de service n°2 pour l’exécution de la deuxième phase a été notifié à la société le 17 septembre 2008 et la durée d’exécution est de 2 mois.
La validation du rapport par les instances de l’école a pris du retard obligeant l’école à remettre un ordre de service d’arrêt de l’exécution des prestations n°3, le 12 novembre 2008 pour motif du refus des enseignants des propositions faites par le bureau d’études.
La reprise de l’exécution du marché s’est faite par ordre de service de reprise n° 4 en date du 20 juin 2010 (c'est-à-dire après 19 mois d’arrêt).
L’ordre d’arrêt n°5 de l’exécution des prestations a été notifié à la société en date du 11 juin 2010 pour permettre à la commission et aux enseignants de l’ESI d’étudier le rapport de la deuxième phase. La réception provisoire de cette phase a été déclarée au 18 mai 2011 soit avec un retard d’exécution de la phase 2 de l’ordre de 28 mois.
Phase 3: Elle a été commencée suite à l’ordre de service n°7 en date du 22 novembre 2011. Ce dernier a été suivi par un ordre d’arrêt notifié à la société en date du 16 janvier 2012 pour motif de l’examen et avis de la commission pédagogique. Cette phase n’est pas jusqu’à présent achevée enregistrant un retard de 3 ans et 5 mois.
En résumé, la durée d’exécution du marché a atteint 6 années au lieu de 5 mois prévus auparavant sans que le plan de développement de l’école ne soit achevé.