N° 6344 bis –28 joumada I 1436 (19-3-2015)BULLETIN OFFICIEL1332
2. Système d’information et de gestion ¾ Absence d’un schéma directeur informatique et d’un système d’information et de gestion intégré La BNRM ne dispose pas d’un schéma directeur informatique permettant une large couverture fonctionnelle des activités de la BNRM. Ainsi, il a été relevé que plusieurs services notamment le magasin, la gestion budgétaire, le bureau d’ordre et les activités culturelles ne sont pas gérés par des applications informatiques.
Il résulte de l’absence de schéma directeur informatique que la BNRM ne dispose pas d’un système d’information et de gestion intégré permettant d’acquérir, de mémoriser, de traiter et de communiquer des informations relatives à ses différents domaines d’interventions et notamment ses métiers, les activités support et de pilotage. En effet, la BNRM dispose de quelques applications informatiques dédiées à la gestion de certaines activités (progiciel "VIRTUA", système "DINCLOCK" et système "DBM 6000") mais qui ne sont pas intégrées dans un système d’information organisé en blocs fonctionnels communicants.
¾ Insuffisances du système intégré de gestion de la bibliothèque "VIRTUA" Le système "VIRTUA", acquis par la bibliothèque en 2008 pour un montant de 2.224.692,00 DH, permet de saisir, traiter, rechercher et restituer les données relatives aux différents supports constituant les collections de la bibliothèque dans les deux langues. Quant aux interfaces, elles sont accessibles au public sur le catalogue en ligne (OPAC). L’examen de l’exploitation de ce système fait ressortir les observations suivantes :
x Existence de modules non exploités Il s’agit des modules «Achat», « Echange» et « Inventaire ».
x Difficultés pour l’exploitation efficace du système Pour le service de dépôt légal, le système n’a pas prévu des contrôles automatiques par exemple pour la VÉRIFICATION DES NUMÉROS DE DÉPÔT LÉGAL, DE L’ISBN (INTERNATIONAL STANDARD BOOK NUMBER) ET DE L’ISSN (International Standard Serial Number) pour éviter l’attribution du même numéro à des publications différentes ou d’attribuer des numéros erronés. De plus, le système n’a pas prévu un mode d’entrée « dépôt légal » vue que tous les modes d’entrée sont considérés comme des acquisitions onéreuses livrées par un fournisseur. Le système ne permet pas l’édition d’un répertoire des imprimeurs et éditeurs marocains malgré l’existence d’un module pour le générer et ne prend pas en charge non plus le traitement des livres scolaires qui sont traités sur des fichiers Excel.
x Existence de contradictions dans les statistiques éditées par le système Il a été constaté que le système "VIRTUA" ne produit pas des statistiques fiables relatives au nombre des notices par support ou sur le nombre d’exemplaires. Cette situation révèle l’existence de défaillances dans le système ou sa faible maîtrise par la BNRM.
¾ Insuffisances du système "DINCLOCK" dédié au contrôle de la présence Il a été constaté que le système "DINCLOCK", dédié au contrôle de la présence, n’est pas installé dans l’annexe de la bibliothèque et certains services échappent au système de contrôle du fait que l’accès aux locaux abritant ces services se fait sans passer par les portiques (division des activités culturelles, multimédias et communications, service de dépôt légal, trésorier payeur).
De plus, le système n’est pas mis à jour régulièrement par son alimentation par les données relatives aux modifications des situations administratives du personnel (congé annuel, allaitement, autorisation, réaffectation, en mission etc).
Ainsi, la Cour des comptes recommande la mise en place d’un système d’information qui intègre la gestion des activités, des ressources et des supports et l’optimisation de l’exploitation des fonctionnalités des applications existantes.