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BULLETIN OFFICIEL
2.18. Information sur les missions des membres de l’organe délibérant Tout membre de l’organe délibérant s’engage à informer régulièrement le président et/ou le secrétaire de l’organe délibérant de sa nomination en tant que membre de l’organe délibérant ou de l’équipe de direction dans d’autres EEP, ainsi que les missions qui lui ont été confiées. 2.19. Fréquence des réunions de l’organe délibérant L’organe délibérant de l’établissement public tient au moins deux réunions par an et chaque fois que nécessaire ou en cas de circonstances exceptionnelles. Il est recommandé que les organes délibérants des entreprises publiques tiennent au moins quatre (4) réunions par exercice. La première réunion est consacrée à l’arrêté des comptes annuels de l’exercice clôturé en présence du commissaire aux comptes et l’évaluation des résultats réalisés au titre dudit exercice. La deuxième réunion est dédiée à la présentation de l’évaluation périodique de la performance et à l’examen du rapport de l’audit interne et l’évaluation des risques. Il est procédé lors de la troisième réunion à la présentation de l’évaluation périodique des performances financières et techniques, des résultats prévisionnels à la clôture de l’exercice et à la présentation des actions réalisées dans le cadre sociétal et environnemental et celles relatives à la gouvernance. La quatrième réunion a pour objet l’examen du budget de l’exercice qui suit l’exercice en cours et de son programme d’action ainsi que des questions stratégiques de l’entreprise publique. Le président de l’organe délibérant veille à l’élaboration d’un calendrier des réunions de l’organe délibérant et en fixe l’ordre du jour. 2.20. Participation aux réunions de l’organe délibérant Pour les entreprises publiques, seuls les membres de l’organe délibérant, les contrôleurs de l’Etat et les commissaires du gouvernement participent aux réunions de cet organe. Toutefois, le président de l’organe délibérant peut inviter des personnes qui ne sont pas membres à participer à ces réunions. Les membres exécutifs ou les membres de l’équipe de direction n’assistent pas aux réunions des comités spécialisés consacrées à la présentation de l’évaluation de la performance desdits membres et de leur rémunérations. Et pour les entreprises publiques sous forme de sociétés anonymes à structure duale, à l’exception des contrôleurs d’Etat et des commissaires du gouvernement, les personnes autres que les membres du conseil de surveillance ne peuvent assister aux réunions du conseil que sur invitation du président. Les membres exécutifs ou les membres du directoire n’assistent pas aux réunions des comités spécialisés dont l’ordre du jour comprend la présentation de l’évaluation de la performance et de la rémunération desdits membres. 2.21. Secrétariat de l’organe délibérant Sous réserve des textes législatifs et règlementaires en vigueur, le secrétaire de l’organe délibérant sous l’autorité de son président est chargé notamment des missions suivantes : – convoquer aux réunions par tout moyen attestant la réception, organiser lesdites réunions et consigner leurs procès-verbaux. Il est recomandé à cet effet de réduire l’usage du support papier ;
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– recevoir et transmettre à l’organe délibérant, les informations communiquées par ses membres relatives à leurs missions au sein des organes délibérants ou au sein de l’équipe de direction dans d’autres EEP ; – suivre la conformité des membres de l’organe délibérant à « la charte du membre de l’organe délibérant » ; – fournir des conseils, sur demande de l’organe délibérant, concernant les questions relatives à la gouvernance et aux modalités de nomination et de renouvellement de ses membres ; – doter les membres de l’organe délibérant et de ses comités spécialisés des moyens humains et techniques nécessaires pour l’exercice de leurs missions. Le règlement intérieur de l’organe délibérant peut fixer les modalités de désignation du secrétaire de l’organe délibérant et ses autres attributions. 2.22. Accès à l’information en temps opportun Le président de l’organe délibérant veille à ce que l’organe soit informé régulièrement et en temps opportun de toute information portant sur les questions importantes concernant l’EEP qui lui sont fournies par l’équipe de direction et le cas échéant par les experts externes. Il est également chargé de fournir aux nouveaux membres de l’organe délibérant les informations et documents suivants : – les informations générales relatives à l’EEP, sa stratégie, ses politiques, sa gouvernance, son organigramme, et les textes législatifs et réglementaires qui lui sont applicables ainsi que les risques encourus ; – les informations et documents de l’EEP relatifs aux trois derniers exercices notamment les rapports de gestion, les Etats de synthèse, les rapports des commissaires aux comptes ou des auditeurs externes, les procèsverbaux des réunions des organes de gouvernance de l’EEP et tout autre information ou document nécessaire aux nouveaux membres de l’organe délibérant pour l’exercice de leurs missions. Le président de l’organe délibérant veille à ce que les membres de cet organe et de ses comités spécialisés reçoivent tous les documents nécessaires à l’exercice de leurs missions, et ce, dans un délai maximal de quinze (15) jours ouvrables avant la date de la tenue de chaque réunion de l’organe délibérant ou de ses comités spécialisés. Ce délai est prévu dans le règlement intérieur de l’organe délibérant pour les membres de cet organe et dans la charte du comité spécialisé concerné pour les membres des comités spécialisés. Tout membre de l’organe délibérant qui n’a pas été en mesure de participer à la réunion dudit organe à défaut de réception d’informations nécessaires à la prise de décision et à l’exercice de ses missions, peut en informer le secrétaire ou le président de l’organe délibérant et exiger la fourniture desdites informations. Le règlement intérieur de l’organe délibérant définit les modalités relatives à la demande et à la réception par les membres des informations précitées.