N° 6344 bis –28 joumada I 1436 (19-3-2015) BULLETIN OFFICIEL 2273
¾ Carence dans la tenue des registres de départ du bureau d’ordre Le contrôle des registres tenus par le bureau d’ordre de la commune, notamment les registres de départ, a permis de constater que leur gestion n’obéit pas aux normes reconnues à cet égard, tels que l’enchainement et le caractère ininterrompu de la série des numéros donnés aux correspondances sortantes, ainsi que l’obligation de ne pas laisser de vide. Or, il a été constaté que des vides ont été repris postérieurement pour régulariser la situation d’un certain nombre de documents administratifs ou des ordres de service relatifs à l’exécution de certains marchés en leur accordant des numéros suivis du mot «bis», alors que les règles de la tenue des registres administratifs préconisent, pour chaque correspondance administrative, l’affectation d’un numéro unique dans le registre, à l’exception des cas où plusieurs correspondances portant sur le même objet sont adressées à plusieurs destinataires.
La responsabilité de la bonne tenue des registres du bureau d’ordre incombe aussi bien au président du conseil et qu’aux fonctionnaires chargés de ce service. Toute négligence, dans ce sens, est de nature à générer des risques d’ordre administratif (entraves à la marche normale des services communaux, difficulté dans la traçabilité des documents administratifs…), et juridique (perte des preuves et des documents instituant des droits ou des engagements aussi bien pour la commune que pour les tiers…), en plus des enjeux liés à la crédibilité de la commune (créer une image négative auprès des usagers et des partenaires…).
Aussi, la Cour régionale des comptes recommande à la commune de :
- Veiller à ce que les interventions des membres du conseil communal soient relatées avec précision et sincérité dans les procès-verbaux des sessions du conseil communal ;
- Tenir les registres du bureau d’ordre selon les normes reconnues, notamment le respect de l’enchainement de la série des numéros octroyés aux correspondances en veillant à ce que cette série soit ininterrompue et ne contienne pas de vides.
B. Gestion des ressources humaines Concernant ce volet, il a été constaté ce qui suit :
¾ Adoption d’un organigramme administratif dépourvu du caractère officiel Il a été constaté que la commune applique un organigramme qui n’a fait l’objet d’aucune décision communale et qui, de ce fait, n’a pas été visé par l’autorité de tutelle. Toutefois, le président du conseil communal s’est basé sur ce document qui reste, somme toute, dépourvu du caractère officiel, pour prendre des décisions individuelles de nomination des responsables de la gestion de certains services communaux et ce, en méconnaissance des dispositions de l’article 54 bis de la charte communale.
Il convient de préciser que la qualité des services administratifs communaux et la détermination des tâches et des responsabilités sont liées, entre autres, à la mise en place d’un organigramme dument visé, sur la base duquel seront prises les décisions individuelles de nomination aux postes de responsabilité.
¾ Absence de programmes de formation continue et de perfectionnement au profit des élus et des fonctionnaires et agents de la commune Il a été constaté l’absence de programmes de la formation continue au profit des fonctionnaires et agents de la commune, en dépit de la disponibilité des crédits budgétaires y afférents et des besoins pressants en formation, notamment dans les domaines des finances locales, de la bonne gouvernance, de l’urbanisme et de la gestion des archives.
Il est indéniable que la formation continue joue un rôle important dans l’amélioration des compétences et des capacités de gestion des élus et des fonctionnaires, au même titre que l’importance de l’adhésion à des programmes communs entre les communes, en vue de mutualiser les efforts et les moyens, conformément aux dispositions de l’article 78 de la loi n°78.00 portant charte communale (partenariat et coopération).
A ce titre, la Cour régionale des comptes recommande à la commune ce qui suit :
- Mettre en place un organigramme de la commune qui obéit aux conditions légales ;
- Etablir des programmes annuels de formation continue au profit des fonctionnaires qui prennent en compte l’égalité des chances et penser à une action commune avec les