N° 6344 bis –28 joumada I 1436 (19-3-2015)BULLETIN OFFICIEL1578
Cette observation a été satisfaite. Un envoi a été adressé à l’Association de l’Enfance Handicapée pour se conformer aux dispositions contenues dans la convention de partenariat conclue avec l’assemblée préfectorale (…).
E. Gestion du patrimoine ¾ L’inscription sur le registre d’inventaire est faite selon la destination et le lieu d’emplacement des objets au lieu de leur classe ou catégorie Observation retenue. Toutefois, il est à signaler que le modèle du registre d’inventaire (modèle n°1) instauré par la note circulaire n°23/INT/DBM/2 en date du 09 février 1981 prévoit l’inscription du matériel selon la destination et l’emplacement. Une telle pratique permet à tout moment de connaître le lieu et l’emplacement de tout matériel. Plus encore, elle permet de connaître l’ensemble du matériel dont dispose chaque poste. Une telle information est capitale au moment de la satisfaction des nouveaux besoins exprimés par le poste et aussi au moment de la répartition du matériel nouvellement acquis (…).
¾ Tenue de deux registres d’inventaire Le premier registre est le modèle n°1 prévu par la note circulaire n° 23/INT/DBM/2 qui retrace l’inventaire du matériel acquis pour le fonctionnement des services de la préfecture selon la destination et l’emplacement. Le second qui a été créé par les services de la préfecture concerne l’inventaire du matériel acquis pour le fonctionnement d’entités ne faisant pas partie des services de cette préfecture et qui est géré par d’autres entités telles que les communes. Il s’agit en particulier de matériels destinés aux projets sociaux construits par le conseil préfectoral et cédés aux communes relevant de cette préfecture.
Cette observation est prise en compte en ce sens que toutes les nouvelles inscriptions sont faites dans le premier registre.
¾ Registre d’inventaire n’est pas régulièrement actualisé Les services de la préfecture ont remédié à cette omission en procédant à la radiation du matériel cédé conformément au procès-verbal de la vente du 16 mai 2012 (…).
¾ Registre de mutation n’est pas convenablement tenu et les pièces comptables n’y sont pas bien classées Le service compétent de la préfecture procède à l’insertion, dans le registre de mutation, de la facture certifiée et du bon de livraison pour les bons de commande et du bordereau des prix-détail estimatif et du P.V de réception définitive pour les marchés. Les autres documents relatifs à chaque acquisition (Bon de commande visé, CPS) insérés dans le registre de mutation le surchargent et entraînent le détachement de certaines pièces.
¾ Bulletins de passage du matériel ne sont ni signés ni cachetés par les bénéficiaires Observation retenue. Lors de chaque cession de matériel, une décharge est signée par le bénéficiaire justifiant la réception du matériel en attendant l’établissement du bulletin de passage en double exemplaires dont un est gardé par le service matériel et le second, joint d’une copie de la décharge, est adressé au bénéficiaire pour signature. Les bulletins de passage de matériel ont été établis sur la base de décharges signées et adressées aux autorités locales concernées pour les soumettre à la signature des bénéficiaires. Malheureusement, par faute de suivi, ces bulletins ne sont pas retournés à la préfecture (…).
¾ Mauvais établissement et classement des décharges des équipements Observation retenue. Il sera procédé au classement des décharges de cession du matériel selon la source de financement (budget préfectoral / budget général / INDH).
¾ Remise du matériel à des organismes externes ou à des structures internes sans décharges Les décharges de ces matériels sont disponibles (…).