N° 6526 – 15 rabii I 1438 (15-12-2016) BULLETIN OFFICIEL 1963
– superviser les opérations de transfert des archives courantes, devenues archives intermédiaires conformément au calendrier de conservation visé à l'article 9 ci-dessous, vers les locaux réservés à leur conservation ;
– gérer et trier les archives intermédiaires selon les délais du calendrier de conservation précité ;
– superviser les opérations de l'élimination des archives intermédiaires qui ne répondent pas aux conditions de la conservation permanente, conformément aux dispositions du troisième titre du présent décret ;
– effectuer les opérations de versement des archives définitives dont dispose l'administration concernée et qui est tenue de les verser à Archives du Maroc, conformément aux dispositions de l'article 11 de la loi susmentionnée n° 69-99 ;
– œuvrer à l'élaboration et à la mise à jour du plan de classification des documents conformément aux dispositions de l'article 8 ci-dessous, et le soumettre, pour approbation, au comité des archives ;
– œuvrer à l'élaboration et à la mise à jour de calendrier de conservation conformément aux dispositions de l'article 9 ci-dessous.
La structure administrative concernée exerce ses attributions en étroite coordination avec les autres entités administratives du département ministériel concerné, notamment l'entité administrative chargée du bureau d'ordre.
TITRE II GESTION DES ARCHIVES COURANTES ET DES ARCHIVES INTERMEDIAIRES Chapitre premier La gestion des archives
ART. 6. – Pour la mise en œuvre du programme de gestion des archives courantes et intermédiaires visé à l'article 5 de la loi susvisée n° 69-99, les opérations de gestion des archives sont concrétisées par l'inventaire, la classification, le traitement et l'élaboration des instruments de recherche y afférents, ainsi que la conservation, l'exploitation, la valorisation, le tri, la numérisation et son transfert aux Archives du Maroc ou son élimination selon le cas.
Lesdites opérations doivent être effectuées conformément aux conditions, normes et procédures contenues dans le guide référentiel visé à l'article 7 ci-après, et sous réserve des dispositions de la loi n° 69-99 relative aux archives et du présent décret.
ART. 7. – En application des dispositions du 3ème paragraphe de l'article 27 de la loi précitée n° 69-99, les normes relatives à la gestion des archives sont fixées par un guide référentiel élaboré par Archives du Maroc, qui le met, afin d'être appliqué, à la disposition des administrations, organismes et établissements visés à l'article 1er ci-dessus. Chapitre II Les outils de gestion des archives courantes et des archives intermédiaires
ART. 8. – En application des dispositions du 2ème alinéa de l'article 9 de la loi précitée n° 69-99 relative aux archives, les administrations de l'Etat, les organismes et les établissements susvisés à l'article 1er du présent décret sont tenus d'élaborer un plan de classification des documents et un calendrier de conservation.
Le plan de classification est élaboré conformément au modèle fixé dans le guide référentiel visé à l'article 7 ci-dessus. Il contient pour chaque document, ou ensemble de documents, les éléments de son identification, son classement et sa codification permettant de déterminer sa provenance et son emplacement.
Lors de l'élaboration du plan de classification, ou de sa mise à jour, il est pris en compte la nature des fonctions et des activités de l'administration, de l'organisme ou de l'établissement concerné.
ART. 9. – Le calendrier de conservation, élaboré par les administrations, les établissements et les organismes susvisés à l'article 1er ci-dessus, fixe la durée de conservation des documents en tant qu'archives courantes ou archives intermédiaires.
Il détermine également le sort final de ces documents, qui est soit leur transfert à Archives du Maroc, en tant qu'archives définitives, soit leur élimination selon le cas.
La durée de conservation est fixée en prenant en considération les éléments suivants :
– les délais fixés par les textes législatifs et réglementaires particuliers en vigueur ;
– la nature du secteur producteur des documents d'archives objet de la conservation ;
– le contenu des documents et leur valeur.
Les calendriers de conservation et leurs mises à jour sont soumis à l'approbation d'Archives du Maroc.
ART. 10. – Les documents devenus archives intermédiaires en vertu du calendrier de conservation sont placés dans des dépôts spécifiques qui doivent être conformes aux normes et aux conditions de conservation fixées dans le guide référentiel visé à l'article 7 ci-dessus.