1964 BULLETIN OFFICIEL N° 6526 – 15 rabii I 1438 (15-12-2016)
ART. 11. – Après avoir été visé par Archives du Maroc, le calendrier de conservation est publié au « Bulletin officiel » par arrêté du chef de l'administration concernée.
TITRE III
TRI ET ELIMINATION DES ARCHIVES
Chapitre premier
Tri des archives
ART. 12. – En application des dispositions du dernier alinéa de l'article 10 de la loi précitée n° 69-99, l'opération du tri s'effectue afin de séparer les documents destinés à être conservés de façon permanente de ceux qui doivent être éliminés, et ce conformément aux indications du calendrier de conservation et selon les procédures suivantes :
– la vérification du sort final des documents selon le calendrier de conservation ;
– la détermination des documents à verser à Archives du Maroc pour leur conservation définitive conformément aux dispositions du titre IV du présent décret ;
– la détermination des documents à éliminer conformément aux procédures fixées aux articles 14 et 15 ci-dessous.
L'opération du tri est effectuée par les administrations, les établissements et les organismes visés à l'article 1er ci-dessus, en coordination avec Archives du Maroc.
Chapitre II
Elimination des archives
ART. 13. – En application des dispositions du dernier alinéa de l'article 10 de la loi précitée n° 69-99, les administrations, les organismes et les établissements susvisés à l'article 1er du présent décret sont tenus d'éliminer les documents faisant l'objet d'une décision d'élimination conformément au calendrier de conservation.
L'ensemble des documents à détruire sont décrits dans un document dit bordereau d'élimination.
ART. 14. – L'opération de l'élimination se fait sous le contrôle technique d'Archives du Maroc et selon les procédures suivantes :
– remplir, en deux exemplaires, le bordereau d'élimination, selon un modèle préparé par Archives du Maroc, et les envoyer à ce dernier pour visa ;
– préparer les archives devant faire l'objet de l'élimination de manière organisée, notamment en procédant à sa vérification à la lumière des données contenues dans le bordereau d'élimination ;
– procéder à la destruction intégrale des documents d'archive contenues dans le bordereau d'élimination visé, et ce à la date fixée par la partie concernée et Archives du Maroc.
Les deux parties signent conjointement un procès-verbal d'élimination établi en deux exemplaires selon un modèle préparé par Archives du Maroc, et qui précise, notamment, la date et le lieu de la destruction des archives, les moyens techniques utilisés, les noms des personnes présentes et leurs qualités.
Les parties concernées visés à l'article 1er du présent décret conservent un exemplaire original du bordereau d'élimination et du procès-verbal de l'élimination, Et l'autre exemplaire est remis à Archives du Maroc.
TITRE IV
VERSEMENT DES ARCHIVES DEFINITIVES A « ARCHIVES DU MAROC »
ART. 15. – En application des dispositions du dernier alinéa de l'article 10 de la loi précitée n° 69-99 relative aux archives, les administrations, les organismes et les établissements susvisés à l'article premier du présent décret seront tenus de verser, à Archives du Maroc, les archives devenues définitives en vertu du calendrier de conservation ; et ce, conformément aux modalités fixées dans le présent titre.
L'ensemble des archives définitives à verser sont décrites dans un document dit bordereau de versement, signé conjointement par la partie concernée et Archives du Maroc.
ART. 16. – L'opération de versement des archives définitives à Archives du Maroc est effectuée selon les procédures suivantes :
– remplir le bordereau de versement selon un modèle préparé par Archives du Maroc, et l'envoyer à ce dernier afin de vérifier les données, y contenues et de lui donner un numéro et une date ;
– préparer les archives définitives devant faire l'objet de versement, notamment par :
• le classement de ces archives selon le plan de classification visé à l'article 8 ci-dessus ;
• leur mise dans des boîtes appropriées et conformes aux normes fixées par Archives du Maroc ;
• mettre à l'intérieur de chaque boite une fiche sommaire décrivant son contenu ;
• inscrire sur chaque boite d'archives les renseignements suivants :
1- le nom de la partie concernée ;
2- un intitulé succinct des archives contenues dans la boîte ;
3- la date de la pièce la plus ancienne et celle de la pièce la plus récente dans la boîte ;
4- la cote de la boîte.
– effectuer le versement des archives à la date convenue ;
– élaborer le bordereau de versement susvisé en trois exemplaires, en garder un et envoyer les deux autres à Archives du Maroc.