N° 6778 – 10 ramadan 1440 (16-5-2019) BULLETIN OFFICIEL 827
Section II. – Tenue d'un manuel de procédures et des registres et communication des états et des documents
Sous-section I. – Tenue d'un manuel de procédures et des registres
Article 93
En vue de permettre à l'Autorité d'exercer le contrôle sur les entreprises d'assurances et de réassurance, ces dernières doivent tenir un manuel décrivant les procédures de leur gestion interne et ce, dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
Article 94
En application des dispositions de l'article 248 de la loi n° 17-99 susvisée, les polices d'assurance sont établies par les entreprises d'assurances et de réassurance sous une numérotation continue pouvant comprendre plusieurs séries sans omission ni double emploi. Les avenants successifs doivent être rattachés à la police d'origine.
A cet effet, les entreprises d'assurances et de réassurance tiennent des registres des polices d'assurance comportant notamment les indications ci-après :
– le numéro de la police ou de l'avenant ; – la date de souscription et la durée du contrat ; – le nom du souscripteur et/ou de l'assuré ; – le nom et le code de l'intermédiaire d'assurances ; – le lieu du risque ; – la date et l'heure de la prise d'effet du contrat ; – la date et le motif pour lequel le contrat n'a pas pris effet ou a été résilié, le cas échéant ; – la monnaie ou l'unité de compte dans laquelle le contrat est libellé ; – la catégorie et sous-catégorie d'assurance ; – le montant des garanties ; – le montant et la périodicité de la prime ou cotisation.
Chaque opération doit recevoir un numéro d'ordre dans une série unique et continue. Toutefois, des séries distinctes et continues de numéros doivent être adoptées pour permettre de différencier les catégories et sous-catégories d'une part, et, le cas échéant, les régions ou pays où sont situés les risques d'autre part.
Article 95
Les entreprises d'assurances et de réassurance tiennent des registres comportant les événements déclarés faisant jouer ou susceptibles de faire jouer au moins une des garanties prévues au contrat ainsi que les cas dans lesquels la garantie ne joue plus. Lesdits événements sont enregistrés sous une numérotation continue pouvant comprendre plusieurs séries. Chaque enregistrement est effectué par exercice de survenance dudit événement et par exercice de sa déclaration ou, en assurances transport et crédit, par exercice de souscription. Chaque registre doit comporter les renseignements suivants :
– date et numéro de l'enregistrement ; – numéro de police ; – nom de l'assuré ; – date de l'événement ; – date de déclaration ; – exercice de premier inventaire ; – année de classement du dossier ; – situation du dossier (en cours, terminé, ré ouvert).
Les entreprises d'assurances et de réassurance précitées doivent établir, au moins une fois par mois, un extrait de chaque registre comportant tous les renseignements susmentionnés.
Pour chaque sinistre enregistré, doivent être portées sur un registre facilement consultable à partir du numéro d'enregistrement les informations suivantes :
– numéro de l'enregistrement ; – numéro de la police ; – le nom ou la désignation de l'intermédiaire d'assurances ; – nom de l'assuré ; – date de survenance de l'événement ; – date de déclaration ; – catégorie ou sous-catégorie des garanties mises en jeu ; – nature du sinistre ou de la prestation ; – le nom ou la désignation des victimes, bénéficiaires ou adversaires ; – monnaie ou unité de compte du contrat ; – première estimation ; – évaluations successives des sommes à payer ; – mentions des actions judiciaires ; – date et montant des paiements à titre principal ; – date et montant des paiements des frais accessoires ; – date et montant des recours et sauvetages reçus ; – évaluations successives des sommes à recouvrer.
Les sinistres survenus au cours de l'exercice inventorié sont portés sur une liste indiquant, par catégorie d'opérations, les éléments suivants :
– numéro d'enregistrement ; – sommes payées au cours de l'exercice ; – sommes restant à payer.
Les sinistres survenus au cours des exercices antérieurs et qui n'ont pas été réglés à la fin de l'exercice précédent, font l'objet de listes analogues comportant, en outre, les évaluations desdits sinistres à la fin dudit exercice.
Pour les sinistres graves déclarés en accidents du travail et maladies professionnelles, il est tenu un registre spécial comportant, outre les renseignements prévus au premier alinéa du présent article, les indications suivantes :